Etika menggunakan e-mail

      E-mail merupakan surat elekronik yang memiliki keunggulan dapat terkirim dengan cepat. Pada saat e-mail dikirim, si penerima dapat melihat e-mail tersebut pada saat itu juga, dengan catatan si penerima sedang online saat e-mail dikirim. Melalui e-mail, seseorang dapat berkomunikasi secara langsung seperti halnya melalui handphone. Hanya saja e-mail dalam bentuk tulisan dan hal ini terkadang membuat seseorang berpikir untuk memalsukan diri sehingga orang tersebut dapat menulis apa saja, kepada siapa saja dan dengan cara apa saja tanpa ada rasa tanggung jawab.

Untuk mengantisipasi hal tersebut, diperlukan adanya etiket yang berkenaan dengan konvensi mengenai kepantasan tindak tanduk dalam berkomunikasi via e-mail. Adapun beberapa poin penting mengenai etiket dalam menggunakan e-mail adalah sebagai berikut:

1. Tuliskan e-mail secara pendek dan dengan kata-kata yang baik

Hindari menulis e-mail yang sangat panjang. Melihat e-mail yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.

2. Tulis isi e-mail dengan jelas

Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa e-mail Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.

3. Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung 

Isi e-mail yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat e-mail Anda agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Anda pada waktu menulis e-mail tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.

4. Batasi e-mail humor

Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Anda sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Anda harus menulis e-mail yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan e-mail yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Anda.

5. Tidak menggunakan huruf capital terlalu banyak 

E-mail yang keseluruhan pesannya ditulis ddengan huruf caps lock dapat dipersepsikan sebagai berteriak.

6. Menggunakan emoticon/smileyHal ini diperlukan untuk menghindari kesalah pahaman apabila kita ingin mengindikasikan emosi kita pada orang lain

7. Hanya menggunakan e-mail dengan dengan format plain text, apabila mengirim e-mail ke discussion list

8. Tidak melampirkan file apapun pada e-mailsebelum ada kesediaan dari calon penerima e-mail, Ini berlaku terutama pada milis, karena apa yang kita kirim akan diterima oleh banyak orang. Mayoritas milis melarang anggotanya untuk mengirimkan email dengan attachment

9. Aapabila kita ingin memberitahukan keberadaan sebuah website yang menarik pada orang lain, jangan memuat seluruh isi website tersebut, akan tetapi hanya cukup menulis alamatnya saja

10. Tidak mempromosikan apapun kedalam milis yang sifatnya bisnis,menjual barang, atau menawar jasa-kecuali ada izin dari moderator milis atau jiak milis tersebut memang memungkinkan seseorang untuk melakukan hal tersebut

11. Apabila menjawab sebuah e-mail, baik jawaban pribadi maupun kesebuah milis, jangan menyertakan seluruh isi dari e-mail sebelumnya. Edit terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga hanya bagian-bagian penting saja dari e-mail lama yang dipertahankan, yaitu yang akan Anda tanggapi

12. Hormati privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama-lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima *spam